Como liberar acesso externo de documentos?

A liberação de acesso à visualização de determinados anexos de um processo ou documento é uma funcionalidade muito útil quando desejar liberar ou enviar os anexos do processo para um e-mail. Com o solar é possível realizar esta ação de maneira rápida e simples: basta possuir a carga do processo (TRAMITAÇÕES) ou ter uma tarefa aberta atribuída ao seu usuário.

É importante destacar que a liberação de vista ao processo/envio de e-mail  vale somente para os anexos escolhidos pelo usuário. O solicitante não terá acesso ao processo na íntegra e em tempo real, ele receberá um aviso da liberação por e-mail.

Acompanhe o passo a passo de como utilizar esta funcionalidade:

1 – No módulo ‘Solar BPM’, clique no menu ‘Consulta de Processos/Documentos’, realize a consulta preenchendo os campos necessários e clique no processo em questão.

2 – Na tela de dados do processo, clique na aba ‘Anexos’ para abrir a pasta digital. Selecione o(s) anexo(s) que deseja liberar o acesso externo, clique no ícone de “3 pontos’ e, em seguida, clique em ‘Liberar acesso externo’.

3 – Em seguida desmarque a opção ‘Liberar acesso devido a um pedido de vista’, e em ‘Liberar acesso externo para’ existem duas formas de realizar o envio. Ao selecionar um e-mail que já esteja vinculado a um cadastro no solar, a liberação é feita para o e-mail do usuário e para o portal de atendimento na opção ‘Acesso liberados’.

❗ Ao selecionar ‘Liberar’ o usuário recebe uma notificação por e-mail informando da liberação. Além disso, o usuário tem a opção de acessar o portal de atendimento e visualizar o status dos ‘Processos liberados’.

❗Caso a liberação seja realizada para um e-mail que não possui cadastro, a visualização é realizada apenas por e-mail.